1．目的
為促進(jìn)公司行政管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加強(qiáng)行政費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)工作，特寫此報(bào)表管理制度。
2．適用范圍
本辦法適用于集團(tuán)行政報(bào)表的編制管理工作。
3．行政報(bào)表目錄、報(bào)送時(shí)間、收件人
序號 報(bào)表類型 報(bào)表名稱 報(bào)表時(shí)間 收件人 抄送人
1 臨時(shí)性報(bào)表 《工傷（意外）事故報(bào)告書》 及時(shí)
2 《消防事故報(bào)告書》 3
《林木事故報(bào)告書》 4
《財(cái)產(chǎn)出險(xiǎn)通知書》 5
《交通事故報(bào)告書》 6
《大事記》 7
月報(bào) 《行政費(fèi)用匯總表》 每月15日
8 《行政費(fèi)用月度分?jǐn)偙怼?每月15日
9 《車輛費(fèi)用月報(bào)表》 每月10日
10 《宿舍狀況表》 每月10日
11 《通訊錄》 每月5日
12 季報(bào) 《消防事故統(tǒng)計(jì)表》 每季度5日前
14 《林木事故統(tǒng)計(jì)表》
15 《工傷（意外）事故統(tǒng)計(jì)表》
16 《財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)事故統(tǒng)計(jì)表》
17 《車輛交通事故統(tǒng)計(jì)表》
18 《印章使用登記表》
19 《機(jī)動(dòng)車輛統(tǒng)計(jì)表》
20 《租賃物業(yè)統(tǒng)計(jì)表》
21 《自購物業(yè)統(tǒng)計(jì)表》
4．報(bào)送方式
4．1 各子公司需在報(bào)表規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將當(dāng)月行政報(bào)表以電子文檔形式通過E-mail報(bào)送到集團(tuán)人力資源及行政部行政主任處，并抄送相關(guān)人員。
4．2 集團(tuán)人力資源及行政部行政主任需及時(shí)將各子公司、集團(tuán)總部的行政數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總后，于規(guī)定內(nèi)將該表上報(bào)香港總部人力資源及行政部審核。
5．報(bào)表編制說明
5．1 行政報(bào)表體系納入年度考核，由集團(tuán)人力資源及行政部負(fù)責(zé)對各公司人力資源及行政部行政報(bào)表編寫責(zé)任人實(shí)施考核。
5．2 為保證行政報(bào)表統(tǒng)計(jì)資料的連續(xù)性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性，請各子公司安排專人做好行政報(bào)表的編寫統(tǒng)計(jì)工作。嚴(yán)格按照填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)和要求及時(shí)準(zhǔn)確地做好統(tǒng)計(jì)、匯總，并按時(shí)限上報(bào)。
5．3 各子公司可根據(jù)本公司實(shí)際情況，選擇以上報(bào)表填寫，例如有的公司沒有車輛或購買林地的，可以不用填寫相關(guān)表單。
5．4 如果本月（季）報(bào)表與上月（季）報(bào)表數(shù)據(jù)一致沒有變化時(shí)，必須將報(bào)表時(shí)間與填報(bào)日期更新后上報(bào)。
5．5 臨時(shí)性報(bào)表是指子公司有事故（事件）發(fā)生后填寫的報(bào)表，臨時(shí)性報(bào)表必須是在事故發(fā)生后2日內(nèi)填
寫相關(guān)表單報(bào)告集團(tuán)人力資源及行政部相關(guān)人員。例如子公司員工發(fā)生工傷事故或意外事故，填寫《工傷（意外）事故報(bào)告書》，獲得相關(guān)榮譽(yù)時(shí)，填寫《大事記》。
5．6 月（季）度報(bào)表的統(tǒng)計(jì)必須準(zhǔn)時(shí)完成，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，如果因?yàn)樘厥馇闆r不能準(zhǔn)時(shí)填報(bào)，須提前向集團(tuán)人力資源及行政部行政主任說明原因。
5．7《租賃物業(yè)統(tǒng)計(jì)表》、《自購物業(yè)統(tǒng)計(jì)表》統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)包括辦公室、宿舍、廠房、倉庫等一切建筑物及土地。
5．8 行政費(fèi)用分?jǐn)偡椒ǎ鞑块T申請的文具、辦公耗材、紙張及印刷用品等計(jì)入申請部門費(fèi)用；公司產(chǎn)生的公共行政費(fèi)用（如房屋租金、水電費(fèi)、管理費(fèi)、維修費(fèi)、電話費(fèi)、飲用水、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)等）按當(dāng)月各部門人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)偟矫總€(gè)人；車輛費(fèi)用按各部門實(shí)際使用分?jǐn)偅S修、保養(yǎng)、保險(xiǎn)、稅費(fèi)按當(dāng)月各部門人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)偟矫總€(gè)人。
5．9 集團(tuán)人力資源及行政部因工作需要，可以臨時(shí)增加報(bào)表數(shù)量或修改報(bào)表格式內(nèi)容。
5．10 按照公司財(cái)務(wù)管理制度或固定資產(chǎn)管理制度列入固定資產(chǎn)的設(shè)備和工具等費(fèi)用，不需要列入行政費(fèi)用內(nèi)。
5．11 各子公司如在報(bào)表填寫過程中，對報(bào)表格式等內(nèi)容不清楚時(shí)，應(yīng)向集團(tuán)人力資源及行政部行政主任咨詢后再填報(bào)，不得擅自更改報(bào)表內(nèi)容和格式。
6．報(bào)表管理
6．1 行政報(bào)表文檔以書面文件或電子文件兩種方式給予存檔保存，并按時(shí)間順序排列。
6．2 為使行政數(shù)據(jù)可追溯性，行政報(bào)表保存時(shí)間為二年。
7．本辦法由集團(tuán)人力資源及行政部制定和解釋。
